Xin chào Văn phòng Luật sư Nhật Bình, cho tôi xin hỏi thủ tục đăng ký quản lý và vận hành nhà chung cư như thế nào? Để đăng ký đủ điều kiện chúng tôi cần những hồ sơ gì và phải gửi tới cơ quan nào? Xin cảm ơn!

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến cho chúng tôi, chúng tôi - Văn phòng Luật sư nhật bình xin được trả lời câu hỏi của quý ông/bà như sau:

Theo khoản 3 điều 105 Luật nhà ở quy định về các đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư như sau:

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện việc quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cung cấp các dịch vụ cho nhà chung cư, bảo trì nhà chung cư nếu có năng lực thực hiện bảo trì và thực hiện các công việc khác liên quan đến việc quản lý vận hành nhà chung cư.

Theo quy định của luật nhà ở 2014 đơn vị quản lý và vận hành nhà chung cư phải có đầy đủ các điều kiện sau:

• Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã và có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư hoặc chức năng quản lý bất động sản;
• Phải có tối thiểu các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm kỹ thuật; bảo vệ, an ninh; dịch vụ, lễ tân và vệ sinh, môi trường;
• Các thành viên Ban giám đốc và các cán bộ làm việc trong các phòng, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ quy định tại Điểm b Khoản này phải có trình độ chuyên môn tương ứng với vị trí công việc và phải có Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ Xây dựng.

Hồ sơ đăng ký quản lý và vận hành nhà chung cư

Hồ sơ đăng ký quản lý và vận hành nhà chung cư được quy định tại điều 28 thông tư 02/2016/TT-BXD và được sửa đổi bởi khoản 9 điều 3 thông tư 28/2016/TT-BXD như sau:

Điều 28. Công khai thông tin về đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư 

1. Khi đáp ứng đủ Điều kiện về chức năng, năng lực để thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư, đơn vị quản lý vận hành có văn bản ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ chứng minh đủ Điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở gửi Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính hoặc Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản. Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính, Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản kiểm tra hồ sơ, nếu đủ Điều kiện thì đăng tải công khai thông tin trên Cổng thông tin điện tử của đơn vị mình để phục vụ công tác quản lý; trường hợp chưa đủ giấy tờ thì Sở Xây dựng, Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản thông báo đề nghị đơn vị quản lý vận hành bổ sung các giấy tờ còn thiếu.

Hội nghị nhà chung cư tham khảo các thông tin được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng hoặc Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cho phù hợp với Điều kiện cụ thể của từng tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư.

2. Nội dung thông tin cung cấp để Sở Xây dựng, Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản đăng tải bao gồm: tên đơn vị quản lý vận hành; họ và tên người đại diện theo pháp Luật; địa chỉ và số điện thoại liên lạc của đơn vị quản lý vận hành.

3. Khi có thay đổi một trong các thông tin quy định tại Khoản 2 Điều này hoặc khi chấm dứt hoạt động hoặc khi bị giải thể, phá sản, đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm thông báo đến Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính, Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để Điều chỉnh hoặc xóa thông tin.

Trường hợp cơ quan đăng tải thông tin hoặc cơ quan có thẩm quyền khi tổ chức kiểm tra, thanh tra mà phát hiện đơn vị quản lý vận hành đã chấm dứt hoạt động hoặc đã giải thể, phá sản hoặc không còn đủ Điều kiện để quản lý vận hành theo quy định thì đơn vị đó bị xóa thông tin trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan nơi đã đăng tải thông tin.”

Như vậy hồ sơ cụ thể sẽ bao gồm:

• Bản sao đăng ký kinh doanh
• Văn bản đề nghị Cục QLN và TTBĐS đăng tải công khai thông tin về đơn vị đủ điều kiện QLVHNCC trên cổng thông tin điện tử
  Văn bản phải có số văn bản; họ tên, chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật; địa chỉ, số điện thoại để liên lạc của đơn vị vận hành. Đơn vị có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;
• Quyết định bổ nhiệm phó giám đốc nếu không có phó giám đốc thì cần có bản cam kết
• Quyết định thành lập 4 phòng và danh sách bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm: Kỹ thuật; Bảo vệ, an ninh; Dịch vụ, lễ tân và Vệ sinh, môi trường;
• Quyết định bổ nhiệm trưởng phòng, bộ phận
• Danh sách CBNV của 4 phòng, bộ phận. Phòng kỹ thuật ghi rõ chuyên ngành được đào tạo (ĐH, CĐ, Trung cấp: xây dựng, điện, nước, chứng nhận PCCC…)
• Sơ đồ tổ chức của công ty; Nêu được thành viên Ban Giám đốc (Họ tên Giám đốc, Phó Giám đốc) và 4 phòng, bộ phận chuyên môn
• Đội ngũ CBNV đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà ở bao gồm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư và có GCN đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về QLVHNCC theo quy định của Bộ trưởng BXD

Thủ tục đăng ký quản lý vận hành nhà chung cư

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có đủ điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này phải gửi 01 bộ hồ sơ đến Bộ Xây dựng (thường trực là Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản) hoặc Sở Xây Dựng. Trước đây theo quy định khoản 3 điều 28 thông tư 02/2016/TT-BXDTBXH thời hạn giải quyết được tính như sau:

3. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều này, Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản có trách nhiệm xem xét, kiểm tra; trường hợp đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì phải có văn bản thông báo đủ điều kiện được quản lý vận hành nhà chung cư cho đơn vị gửi hồ sơ biết. Văn bản thông báo được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng để làm cơ sở cho hội nghị nhà chung cư tham khảo, quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. Chỉ có các đơn vị quản lý vận hành có tên trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng mới đủ điều kiện ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư.

Trường hợp sau khi được đăng tải thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng mà đơn vị quản lý vận hành bị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền phát hiện đơn vị này không còn đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản có trách nhiệm kiểm tra hoặc đề nghị Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính kiểm tra, nếu không còn đủ điều kiện để thực hiện quản lý vận hành theo quy định thì thực hiện xóa tên khỏi Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng.

Tại thông tư 28/2016/TT-BXH hiện tại không quy định cụ thể về thời gian tuy nhiên trên thực tế thông tin sẽ được đăng tải trong khoảng thời gian 20 đến 30 ngày

Mọi thông tin cần hỗ trợ, tư vấn xin vui lòng liên hệ:

VĂN PHÒNG LUẬT SƯ NHẬT BÌNH

Nhat Binh Law - NBL
Add   : 125K đường số 14, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, TP.HCM
Tel     : +84-28-6658.8181, Hotline: 0907.299.951 (Mr. Luật sư Huỳnh Trung Hiếu)
Email : nhatbinhlaw@gmail.com
Website: luatsurienghcm.com